檔案管理局自民國91年成立以來，持續完成多項檔案管理基礎工作，並建構檔案管理資訊化基本制度，以符合日新月異之社會發展脈動，為我國檔案管理事業注入新元素。由於，資訊科技之引入，紙本檔案管理事項得以強化，同時也發現各機關原生性電子檔案正以驚人的速度逐年增加，電子檔案管理之議題隨即應運而生，惟電子檔案所涉議題甚廣，國內起步較晚，故我國檔案人員難以在坊間取得完整的背景知識，因此，本局建置此電子檔案線上百科，據以彙整檔案管理人員規劃之電子檔案管理技術知識之來源。

電子檔案管理最主要議題在確保電子檔案內容真實性、完整性與可及性的 前提下，提供安全的長期保存環境。同時，檔案電子化發展下一階段之重點在以簡化檔案管理及應用作業程序，以結合資訊科技產生之檔案知識，進一步完整檔案內 容行銷，將檔案知識推廣至民間。電子檔案線上百科全書即是推展電子檔案管理知識的重要管道，希望藉由各位檔案同道，透過共筆結構共同參與，使我們電子檔案 管理環境更臻成熟。 

我國政府現行電子檔案，係指完成線上簽核之非機密電子文件，且符合檔案法第二條第二款及檔案法施行細則第二條所界定之檔案。而檔案是指由機關、機構、組織或個人在業務處理過程所產生、持有並保存的紀錄、文件或資料。依我國「檔案法」第二條及「檔案法施行細則」 第二條之規定，指機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件；其來源為處理公務或因公務產生之各類紀錄資料及其附件，包括政府機關所持有或 保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。檔案具有行政稽憑及法律信證 之重要功能，亦為提供歷史真實紀錄的第一手資料。

因此，我國電子檔案之定義範圍和其字面意義相較之下，是相對限縮的；同時，在日常生活用語中電子檔案一詞和電腦檔案經常混用， 也和英語中的 electronic records 一詞在範圍上有所不同。其間差異請自行參見美國國防部電子檔案管理軟體標準5015.2 或是檔案管理標準 iso 15489 相關條文，以及[電子檔案委外研究]中自行參閱比較。