2014 09 20 ,週六
 
 

二、問卷內容之彙整

 

二、問卷內容之彙整

本計畫中所提及「電子檔案(Electronic Records)」係指電腦可處理之資料,且符合檔案法第二條第二款及檔案法施行細則第二條所界定檔案者。主要包含經由線上簽核所產生之電子檔案、紙本公文經掃描之電子檔案、相關附件之電子檔案、或其他因公務產生之影音數位檔案,其存放方式可以是單獨的檔案或是檔案管理系統資料庫中的檔案。電子檔案儲存媒體(Storage media)是指儲存電子檔案的載體,如:磁帶、硬碟、光碟等。電子檔案格式(Format)是指電子檔案的編碼類型,例如:文字檔(PDF、TIFF)、聲音檔(WAV、MP3)等。

以下彙整本分項參訪機關之問卷內容,包含機關基本資料與電子檔案使用經驗、電子檔案管理業務推動、現行作業情形等部分。為避免凸顯特定機關意見,本分項計畫在開放性問題中去除有關機關名稱之文字。

(一)機關基本資料與電子檔案使用經驗

下表4-5為參訪機關之總人數、機關屬性、機關層級、開始使用線上簽核與紙本檔案經掃描所產生之電子檔案的時間。

表4-5 機關基本資料與電子檔案使用經驗

參訪機關

機關總人數

開始使用線上簽核所的時間

開始使用紙本掃描之電子檔案的時間

桃園縣中壢地政事務所

148人

民國97年

民國97年

經濟部

657人

民國97年

民國90年

經濟部水利署

555人

民國94年

民國90年

交通部高速鐵路工程局

297人

民國87年

行政院國家科學委員會

220人

民國 92 年

民國90年

國史館

141人

民國98年

行政院文化建設委員會

139人

民國90年

民國90年

行政院退輔會臺北榮民總醫院

約5,000人

民國96年

臺灣電力股份有限公司

約26,000人

民國93年

民國85年

除臺灣電力股份有限公司是公營事業機構外,其餘機關皆為總統府、行政機關(行政院所屬機關、縣市政府及所屬機關)。最早開始使用線上簽核所產生之電子檔案的機關是行政院文化建設委員會(民國90年),最早始使用紙本檔案經掃描所產生之電子檔案的機關是臺灣電力股份有限公司(民國85年)。

(二)電子檔案管理業務推動

1、整體而言,您認為檔案管理局在電子檔案管理上應扮演何種角色?

輔導、推廣

全國檔案管理政策制定及督導角色。

盡可能協助指導機關針對電子檔案上的維護及管理。

檔案管理局為全國各機關檔案管理業務之龍頭,建議除法規制訂、監督管理立場外,更應成為所有檔管人員的後盾,隨時提供諮詢及輔導,以建立全國一致性的管理政策,亦可為檔管作業遵循。

規劃協調及提供教育訓練如建置全國共用電子檔案格式,提供電子檔案教育訓練,提供電子檔案查詢平台。

檔案管理局應儘速建立並實施完備之電子檔案管理系統與作業機制,據以提供及協助全國各機關參考推動,落實檔案電子化管理目標。

除了典藏管理端,更應重視檔案進庫房前之管理,包含政策、法規及資源配置,進而取得機關與檔案創造者之信任及合作。

2、您對於檔案管理局在制訂機關電子檔案管理作業上有何建議?

因在94年1月即推行線上簽核,而線上簽核檔案儲存之格式為公文系統廠商自訂之格式,請檔案管理局協助提供工具或是建議作法可將已產生及未來產生的檔案進行轉置

請於制訂機關電子檔案管理作業時,請參考產官學各界目前推行線上簽核之意見,以使規範更趨完善

因尚未實施線上簽核,有關電子檔案規範範疇,包含系統中電子建檔及影像電子資料或隨文歸檔的光碟影音資料,宜有相關規範。

檔管人員可能較難理解資訊化作業要點之內容,請檔案管理局提供協助。

明定電子檔案點收方式。

電子檔案管理之主要目的在於檔案管理之便捷性及檔案儲存空間之節省,如果電子檔案管理過於強調安全性,將會形成作業規定之繁瑣,造成實務執行上之困難,失去電子檔案管理之原有目的。

3、貴機關在電子檔案管理上有哪些需求?期待檔案管理局制訂哪些規範?

建議規範一套全國共通性的檔案管理系統,該系統並可依各機關需求自行予以增修(如產出各種分析圖等),又可不破壞原來電子檔案真實性、完整性、可及性原則。

紙本公文轉換成電子檔案辦理線上簽核作業後,原件公文應如何保存?是否仍有保留的必要性?應歸誰保存?是否須歸檔?可是在作業上會有兩套資料之情形,須如何作業?建議可規定外來文紙本原件(不論在何處),皆保存統一之年度後(如5年),即可銷毀(因有完整電子文可查)。請檔案管理局對是類問題能提供具體的作業方式,以利執行。

電子檔案管理之主要目的在於便捷性,檔案管理局應儘量簡化及減少不必要及做不到的作業規範,以利實務上之執行。

4、貴機關期待檔案管理局在電子檔案管理上提供那些協助?

礙於地方基層經費不足,建請由中央編列預算購置硬體儲存設備,供各單位使用。

提供永久保存電子檔案之儲存載體

請協助提供可清理相關電子檔案之工具

目前使用貴局授權之電子檔案管理系統,該系統無法針對機關需求,提供即時服務,如已建檔的影像資料無法自行匯入系統、無法大批修改資料及解密案件無統計報表等等,皆不符使用需求。另新增報表陳序複雜費時,且客製化費用甚高。

提供電子檔案教育訓練。目前檔管人員資訊專業不足,資訊人員檔管專業不足,因此在系統規劃上難免有溝通不良的情形,建議提供檔管人員資訊的專業訓練,資訊人員檔管的專業訓練。

期待檔案管理局儘速全面實施線上簽核作業,建立完備之電子檔案管理系統與作業機制,以協助全國各機關加速推動檔案管理電子化之目標。

封裝:如何以包裹方式儲存,達到將檔案移轉目的。

5、現行法規是否有調整的必要?

現行法規過於強調電子檔案之安全性,忽略實務上執行之困難性,使得許多機關不敢冒然推動線上簽核之檔案管理電子化作業,或讓部份機關長期處於紙本檔案及線上簽核電子檔案雙軌作業之處境,徒增業務繁瑣或困擾,失去檔案電子化原有之便捷性目的。

(三)現行作業

1、同一案件(或案卷)之電子型式與紙本型式之保存年限是否相同?電子檔案因不需考量庫房空間問題,其相關保存作法是否應與紙本檔案不同?

理論上是應不同,不過此問題的考量不只限庫房空間,尚有其他需思考的層面

目前保存年限是依檔案所歸的分類號而有所不同,並不會因為其本文為電子型式或紙本型式其保存年限就有差異。

目前電子型式檔案與紙本型式檔案保存年限相同,建議電子檔案保存可長於紙本檔案,即使紙本銷毀,仍可藉由系統查得,惟系統應註記紙本已銷毀。

電子檔案其保存年限應較紙本檔案長。

同一案件中如有電子檔案(公文)及紙本檔案(附件)時,電子檔案宜永久保存,以完整保存機關之施政紀錄,並備日後檢調應用之需,至於紙本附件則可於保存年限屆滿後依規定辦理銷毀,以節省庫房空間。

因不需考量庫房空間問題,其相關保存作法是否應與紙本檔案不同?

近期方開始對舊有機關檔案進行掃描保存工作,尚未訂定相關規範。

2、目前電子檔案所著錄的項目是否符合需要?是否有調整的必要?

符合需要

目前暫無調整之必要

目前尚未實施線上簽核,惟檔管系統著錄資料欄位已符合需要,尚無調整必要。

宜予簡化,儘量減少不必要之著錄項目。例:檔案應用項內之應用限制及複製限制之內容,很難於著錄時預設,需俟民眾申請之個案由機關審核後才能決定。為免造成民眾與機關間之爭議,該等著錄項目建議刪除。

3、近年內,貴機關是否有電子檔案將移轉至檔案管理局?

無。(僅移送過38年左右之歷史公文紙本案件)

沒有,本部線上簽核公文限保存年限15年以下,至於其他永久保存檔案之掃描檔配合檔案管理局政策辦理

配合檔案目錄彙送期程,本年每半年(1月及7月)報送案卷層級檔案目錄。

4、定期保存與永久保存之機關電子檔案在數位儲存上,有何不同需求?

永久保存檔案比定期保存更需考量儲存載體、讀取設備及管理制度。

因94年1月才推行線上簽核,依國家檔案移轉辦法規定,永久保存檔案,自文件產生之日起屆滿25年者,次年移轉檔案中央主管機關管理,所以本署應是21年後才會有移轉電子檔案至檔案管理局的需要。

永久保存之機關電子檔案應較定期檔案更重視其儲存的安全性、可讀性及應用性。

定期與永久保存檔案之電子檔案或影像檔均應永久保存,以完整保存機關之施政紀錄,並備日後檢調應用之需。

目前本館對舊有機關檔案掃描保存工作,以年限為永久保存者優先,如有充裕人力方對定期保存檔案進行掃描工作,故尚無特別需求不同。

5、在電子檔案管理上,最常發生那些問題?(包含在蒐集與確認、形成與保管、清理、檢調與應用、稽核與安全等階段)

蒐集與確認:電子檔案管理系統資料多由公文系統端轉入,如前端有錯字或不適當主旨,則需在立案編目時予以修正,究應主旨照錄或簡要敘述案由?

有關電子檔案管理之安全性,業務單位及文書、檔案管理單位於執行作業時應無問題,但是系統管理者之權限控管或操守管理,基於一些過去的經驗,似乎仍會令人有些擔心。

本館機關檔案近期方開始掃描製作成影像檔,尚無發生特殊問題。

 

6、對於機關電子檔案管理上有何建議?(包含在蒐集與確認、形成與保管、清理、檢調與應用、稽核與安全等階段)

在電子檔案清查作業方面,現行機關檔案管理資訊化作業要點僅敘明清查方式及內容,建議提供實務操作說明,以供各單位業務執行。

可否協助提供可清查電子檔案之工具?

外來文掃描成電子文走線上簽核後,原外來文如何處理?請明確規範作法。

7、在電子檔案定期清理過程中,是否曾發現電子檔案損毀或遺失情形?如何處理?

尚未辦理清查作業。

尚無發生此類情形,惟可能發生影像檔未轉入,則予重新掃描建檔。

未經公文管理程序逕行歸檔之電子影音紀錄,因無公文號,無法由系統點收,亦無法產生歸檔明細表,惟可由人工方式建置電子目錄。如光碟及硬碟。

清查時發現歸檔公文掃描之電子檔案損毀或遺失時,可能重新掃描檔案。

因為歷史檔案各年度編碼原則不同,造成資料混亂,需設法使各年度之編碼原則一致,正處理8碼10碼公文電腦資料清查作業。

尚未辦理電子檔案清理作業。目前由承辦人調閱電子檔案之情形顯示,尚未發現有電子檔案損毀或遺失之情形。

尚無進行電子檔案定期清理之經驗

8、針對未經公文管理程序逕行歸檔之電子影音紀錄,對於其點收與管理方式,及歸檔清單等提供之項目有何建議?目前機關可能會有哪些類型之電子影音紀錄?

目前系統中並無未經公文管理程序逕行歸檔之電子影音記錄。

尚無未經公文管理程序逕行歸檔之電子影音紀錄。目前檔案中存有光碟片。

目前檔案中有極少部分附件為電子影音資料,以燒錄成光碟DVD方式存放於機關檔案庫房櫥櫃。

 

(四)其他

1、對建立國家電子檔案管理長期保存作業的建議?

應克服科技的日新月異所帶來的成本負擔,或另外尋找另種電子儲存方式。

檔案是政府施政作為及人類文化紀錄之寶庫,從歷史文物之角度來看,檔案具有國政發展之記實價值,亦為文明國家人民及史學專家鑑往知來之重要來源,所以政府應將檔案當成國家之文化資產看待,以強化檔案之管理維護與開放應用。

電子檔案之管理,應建立長期安全管理機制,諸如使用自然人憑證加強系統之通行控管,利用GCA機關憑證於檔案點收時加簽電子章並將相關資料全數封包儲存,以確保檔案之完整性、安全性及真實性。由於科技之日新月異,未來電子儲存媒體變更,電子文件之轉置等相關問題,亦是電子檔案管理應予正視之事項。

2、對本計畫執行上的建議?

建議參採已實施線上簽核機關意見。

科技進步的主要動力來自使用者便捷性之需求。檔案管理電子化之主要目的也是為了符應管理者及應用者便捷性上之需求。另外,依據實務經驗來看,電子檔案之管理要比紙本檔案管理來的安全(因為電子檔案只要備份機制完善,比較不會遭到遺失或竄改。)基於上述2項原因,期待透過本計畫之執行,能夠充份瞭解各機關電子檔案管理之實務經驗,評估現行電子檔案管理相關法規之可行性,對於一些根本做不到或執行上窒礙難行之作業規定,建議檔案管理局應予刪除;對於部份過於繁瑣徒增管理成本(經費及人力)之作業規定,建議檔案管理局應予簡化。